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KARRIERE

[KARRIERE] Zeitmanagement für Workaholics

Arbeiten um zu leben oder leben um zu arbeiten? In diesem Konflikt befinden sich viele von uns. Ob in jungen Jahren, mittlerem oder fortgeschrittenen Alter. Das berühmte „Arbeiten von nine to five“ ist auch inzwischen ein Wunschtraum geworden, arbeiten doch die meisten (mich eingeschlossen) mindestens von acht bis fünf, oder neun bis sechs. Laut Arbeitsvertrag habe ich eine 42-Stunden-Woche. Das sind 42 Stunden, in denen ich im Büro sitze. Dazu kommen noch einmal 20 Stunden Fahrtweg pro Woche (an dieser Stelle ein nicht ganz ernst gemeintes Dankeschön an die Münchner Immobilienpreise). Nicht zu vergessen natürlich noch mein eigenes kleines Projekt, INYOURTWENTIES, das wöchentlich mit geschriebenem und fotografiertem Inhalt versorgt werden will. Klingt unmöglich? Ist es aber nicht. Klingt stressig? Ist es, aber wenn sich der Stress lohnt und man etwas macht, was einem wirklich Spaß macht, dann sollte man darüber hinwegsehen können. Es gibt kein Geheimrezept wie man so viel unter einen Hut bringen soll, aber ich hoffe meine Tipps helfen euch weiter.

Zeitmanagement im Hauptberuf

Ich arbeite nun seit zwei Monaten in meinem ersten Vollzeitjob und ich werde nicht lügen: Natürlich hat es ein wenig gedauert, bis ich mich daran gewöhnt hatte. Jeden Tag früh aufstehen, den ganzen Tag unterwegs sein, abends heimkommen, noch zwei Stunden wach bleiben und dann wieder für den nächsten Tag schlafen gehen. Früher habe ich unter der Woche so viele Sachen geschafft, jetzt sieht das leider anders aus. Aber keine Panik, es gibt für alles eine Lösung!

Erstellt euch einen Wochenplan

Am Anfang jeder neuen Woche setze ich mich eine halbe Stunde daran die aktuelle Woche zu planen. Ich habe mir hier eine Excel-Tabelle erstellt, deren Grundgerüst für jede Woche gleich ist und die nur neu befüllt werden muss.

So schreibe ich mir zu Beginn alle wichtigen „To Dos“ auf und verteile sie auf die Woche, je nach Deadline. Während dieser Planung ist es wichtig auch immer aktuelle Projekte und interne wie externe Termine zu beachten, die Zeit in Anspruch nehmen könnte, die man vorher nicht einplanen konnte.

Natürlich werdet ihr auch „To Dos“ von einem Tag auf den anderen schieben, weil mal mehr, mal weniger zu tun ist. Dieses Grundgerüst hilft mir aber trotzdem täglich dabei nicht den Überblick zu verlieren und effizient zu arbeiten. Wenn keine dringenden Aufgaben zu erledigen, oder aktuelle Projekte noch ungeklärt sind, versuche ich auch immer meine 42 Stunden einzuhalten. Überstunden hebe ich mir auf für die Zeit, wenn es stressiger wird und jede verfügbare Manpower gebraucht wird.

Verteilt die Aufgaben

In einem Team ist nie ein einziges Mitglied dafür bestimmt, alles zu erledigen. Wichtig ist es, dass Absprachen getroffen werden und niemand zu viel oder zu wenig eingebunden wird. In meinem Team haben wir mehrmals wöchentlich interne Meetings, in denen unterschiedliche Themenbereiche besprochen werden. Hier wird der Status Quo von einzelnen Projekten besprochen und noch zu erledigende Aufgaben werden je nach Kompetenz im Team verteilt.

Es gibt immer wieder Kollegen, die am Liebsten gar nichts machen wollen, oder alles auf einmal. Gerade deshalb ist es wichtig gemeinsam Absprachen zu treffen und alles gerecht zu verteilen. Nur so wird es euch möglich sein eure eigene Woche zu planen und ein effizientes Zeitmanagement zu erzielen.

Sprecht miteinander

Klingt total simpel und sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist es aber leider nicht immer. Wenn ihr teamintern immer wieder miteinander sprecht, minimiert ihr die Gefahr, dass etwas doppelt erledigt wird und etwas anderes wichtiges vergessen wird. Hauptsächlich sollen die Meetings für interne Absprachen genutzt werden, denn dafür habt ihr sie ja in euren Zeitplan integriert, aber sich nur darauf zu verlassen wird nicht funktionieren. Wenn ihr mit mehreren Leuten an einem Projekt arbeiten, solltet ihr immer wieder aufeinander zugehen und euch über den Stand der Dinge informieren. Vielleicht ist euch etwas aufgefallen, was der andere noch erledigen muss, oder umgekehrt. So kann alles rasch abgearbeitet werden und ihr haltet euch nicht gegenseitig auf.

Wenn alle Stricke reißen…

und der Chef mit einem extra Stapel an Dokumenten oder einer Flut an E-Mails um die Ecke kommt und drei dringend zu erledigende Projekte auf euch warten, dann hilft auch kein Wochenplan oder Meeting mehr.

Versucht in einem solchen Moment die Ruhe zu bewahren und euch alles mit ein bisschen Abstand anzuschauen. Es wird nichts bringen, wenn ihr panisch jede E-Mail auf und zu macht und nach zwei Minuten vergessen habt, was darin stand.

Sortiert euch alle Aufgaben so wie sie für euch übersichtlich sind und schaut wie sie in euer Tagesgeschäft passen. Es wird vorkommen, dass so viele Dinge zu tun sind, wie sie in acht Stunden nie zu schaffen wären. Wer trotzdem nicht (wesentlich) länger im Büro bleiben möchte, hat durchaus noch andere Möglichkeiten:

1. Nehmt eure Pause her, aber nie die ganze

Pause zu machen ist wichtig, das sei zu Beginn mal gesagt. Wenn viel zu tun ist, mache ich aber auch manchmal nur eine halbe Stunde Pause und arbeite die andere halbe Stunde lieber noch. Oder ich mache statt einer großen, drei kleine Pausen. Das hilft auch dabei am Vormittag und Nachmittag kurz zehn Minuten abzuschalten um danach wieder voll durchzustarten. Effizientes Arbeiten ist euch hier beinahe garantiert.

2. Verlegt eure Überstunden ins Homeoffice

Mir ist klar, dass das nicht in jedem Beruf möglich ist. Wenn aber doch, dann ist das eine super Alternative zu langen Abenden im Büro. So hat man nach dem offiziellen Dienstschluss eine kurze Verschnaufpause und kann, in der gemütlichen Lieblingsjogginghose, auf der Couch noch ein paar E-Mails beantworten. Wer wie ich einen weiteren Arbeitsweg hat und nicht selbst fahren muss, kann auch super vom Zug aus arbeiten. Dieses Thema werde ich in den nächsten Punkten aber noch weiter vertiefen.

Wichtig ist, dass ihr auch solche Dinge immer mit dem Team absprecht. Niemand möchte sich gerne benachteiligt fühlen, weil der Kollege pünktlich geht und von zu Hause aus arbeitet, während man selbst zwei Stunden länger den Bürostuhl wärmt. Sprecht solche Themen offen an, dann wird euch hier auch niemand die Tür vor der Nase zuschlagen und euren Chef wird es freuen, dass ihr euch Gedanken darüber gemacht habt, wie ihr dem Team in stressigen Zeiten helfen könnt, anstatt nur an euch selbst zu denken. Wer weiß, vielleicht wird das bei einer möglichen Gehaltserhöhung ja berücksichtigt?!

Zeitmanagement im Nebenberuf

Bloggen ist doch nur ein Hobby.“

Wieso nennst du das Nebenberuf? Meinst du nicht das ist übertrieben?“

Wieso sitzt du schon wieder am Laptop? Willst du nicht mal entspannen?“

Diese Liste könnte ich noch unendlich fortführen und die Blogger unter euch werden bestimmt mit einem Schmunzeln vor dem Bildschirm sitzen. Ich bin überzeugt, jeder hat solche oder ähnliche Sätze schon einmal gehört. Rechtfertigen müssen wir uns schon lange nicht mehr, nachdem das Berufsfeld des Bloggers in den letzten Jahren entstanden ist und heutzutage boomt. Viele werden mit dem Bloggen als Hobby anfangen, einige es auch als Hobby behalten wollen. Andere haben sich von Beginn an zum Ziel gesetzt daraus etwas zu machen. Etwas Eigenes zu haben, das Gefühl von Selbstständigkeit zu spüren und nach und nach Möglichkeiten aufgezeigt bekommen, mit denen man nicht gerechnet hat – Bloggen ist inzwischen viel mehr als #ootd und #iwokeuplikethis.

Gerade zu Beginn werden die Wenigsten genug Geld verdienen um sich seinen Lebensunterhalt leisten zu können. Ein Job nebenher, nicht selten ist das ein Vollzeitjob, ist daher beinahe unerlässlich. Wie ihr trotzdem alles unter einen Hut bekommt, zeige ich euch in diesem Kapitel.

Schreibt alles auf was euch in den Sinn kommt

Ja, ich bin ein Organisations-Freak und ja, ich brauche Kalender, Notizbücher, To-Do-Listen um organisiert zu bleiben. Aber wenn ich eines in den letzten Jahren als Studentin, Berufstätige und Selbstständige gelernt habe, dann dass all das etwas nützt!

Ich verlasse morgens das Haus nie ohne meinen Terminkalender und mein Notizbuch (und natürlich Handy und Laptop, aber das ist vermutlich eh klar). Pro Tag bin ich 13 Stunden unterwegs. Das sind 13 Stunden in denen mir in regelmäßigen Abständen Ideen für Beiträge, zu erledigende Aufgaben, neue Inspirationsquellen und und und einfallen, die ich, bis ich wieder auf der heimatlichen Couch bin, schon längst wieder vergessen hätte.

Ich habe mir mein Notizbuch in verschiedene Rubriken unterteilt, damit ich all meine wirren Ideen aufschreiben kann, sie aber dennoch irgendwie sortiert wirken. Auf diese Weise ist es beinahe unmöglich jemals ohne Ideen dazustehen, oder wichtige Tasks zu vergessen. Unbedingt ausprobieren, dann seht ihr was ich meine.

Verteilt eure Aufgaben, auch wenn ihr alleine arbeitet

Ich habe erst vor kurzem mit INYOURTWENTIES begonnen und arbeite folglich (bisher) alleine daran (abgesehen von einer ganz lieben Freundin, die mit mir regelmäßig auf große Outfitshooting-Tour geht).

Gerade zu Beginn gibt es noch unheimlich viel zu tun. Sehen alle Seiten aus, wie ich sie haben will? Bespiele ich die Social Media Kanäle oft genug? Welche administrativen Dinge habe ich noch zu erledigen? Da verliert man schon einmal schnell den Überblick (ja, trotz Listen).

Ich versuche daher immer meine Woche im Voraus so gut es geht zu planen um genau zu sehen was wann gemacht werden muss. Dementsprechend teile ich mir dann meine Zeit ein und stelle sicher, dass ich nichts vergesse oder in Zeitdruck gerate.

Wichtig ist es auch Dinge hoch oder runter zu priorisieren. Oftmals möchte ich am Liebsten alles auf einmal machen und perfekt sollte es sowieso noch sein. Natürlich ist das nahezu ein Ding der Unmöglichkeit. Deshalb suche ich mir gezielt einige Aufgaben aus, die ich in die nächste Woche schiebe. So wird die To-Do-Liste der aktuellen Woche übersichtlicher und die Ziele deutlich leichter zu erreichen.

Bleibt immer Up-To-Date

Besonders im Online-Business ist beinahe nichts wichtiger als mit der Zeit zu gehen und immer Up-To-Date zu sein. Das könnt ihr auf viele Art und Weisen bleiben und jeder bevorzugt hier etwas anderes. Für alle, die gar nicht wissen, wie sie das am Besten anstellen, habe ich hier die Möglichkeiten aufgelistet, die ich benutze:

1. Newsletter:

Von meinen Lieblingsblogs und Magazinen habe ich die Newsletter abonniert. So verpasse ich keinen Beitrag mehr und weiß was in meiner Branche gerade aktuell ist. (Meine Tipps: Man Repeller, Azalle, Melissa Gryffin, Starting Up)

2. Lesezeichen:

Alle meiner Lieblingsblogs, die keinen Newsletter anbieten habe ich in einer entsprechend benannten Lesezeichen-Liste abgespeichert. So kann ich abends einfach durch alle einmal durchklicken und sehen was es neues gibt.

3. Instagram & Snapchat:

Ohne diese beiden Apps wäre ich vermutlich nur die Hälfte der Zeit an meinem Handy (wenn überhaupt). Sie ist allerdings super um über andere Blogger oder Marken informiert zu bleiben. Ich bin absolut kein Fan des „neuen“ Instagram-Algorhitmus, aber habe einen Weg gefunden, wie ich trotzdem mit meiner Lieblingsapp klar komme (Dazu gibt es übrigens bald auch einen gesonderten Post!).

Natürlich gibt es noch viele weitere Mittel um Up-To-Date zu bleiben, aber diese funktionieren für mich einfach am Besten. Wer sich noch unschlüssig ist, einfach mal ausprobieren. Ihr werdet schnell feststellen, was für euch funktioniert und was nicht.

Nehmt euch Zeit für Andere

Die Bloggerwelt ist inzwischen leider ein hart umkämpftes Feld geworden, in dem eine Vielzahl von Frauen und Männern erfolgreich werden wollen. Ich will euch hier nicht entmutigen, im Gegenteil! Schon jetzt kann ich euch sagen, dass ihr auf dem richtigen Weg seid, solange ihr strukturiert an euer Projekt herangeht. So könnt ihr auf Veränderungen schnell reagieren und seid sofort wieder vorne mit dabei. Da seid ihr vielen voraus, glaubt mir das.

So wie ich euch mit meinen Posts versuche zu helfen, solltet auch ihr diese Absicht haben. Es ist so wichtig geworden sich gegenseitig zu unterstützen. Wenn ihr euch pusht, kommt ihr viel eher an euer Ziel, als wenn ihr im ständigen Konkurrenzkampf steht. Gerade am Anfang ist so etwas ungemein wichtig.

Unterstützen könnt ihr euch durch gegenseitige Likes und Kommentare auf euren Blogs oder eurem Instagram-Profil. Vielleicht wird sogar ein Shoutout daraus. Das ist keineswegs etwas Negatives. Ihr solltet natürlich darauf achten, dass ihr die unterstützt, die in eurer Nische sind und auf Instagram vielleicht einen ähnlichen Feed haben. So kommen auch eure Shoutouts authentisch rüber und die Leute die euren Feed toll finden, finden vielleicht auch den des Anderen toll. Und natürlich umgekehrt.

Wenn ich Jungs oder Mädels finde, mit denen ich mir eine solche Zusammenarbeit vorstellen kann, schreibe ich sie einfach an. Die absolute Mehrheit reagiert sehr positiv darauf.

Kombination von Haupt- und Nebenberuf im Zeitmanagement – geht das?

Wie ihr seht, ja, es geht! Es erfordert nur mehr Planung und Willen, als wenn man sich nur auf eines der beiden Dinge konzentriert. Als ich richtig mit der Arbeit für INYOURTWENTIES anfing hatte ich gerade meinen ersten Vollzeitjob angenommen.

Das Negative daran: Ich habe schon in meinem Vollzeitjob eine 42-Stunden-Woche und muss noch jeden Tag 4 Stunden zur Arbeit hin und wieder zurück fahren.

Das Positive daran: Diese 4 Stunden am Tag lassen sich super für ein solches Projekt nutzen!

Nutzt eure freie Zeit (z.B. Fahrtwege)

Ich bin sicher, zu Hause würde ich ständig Möglichkeiten der Ablenkung finden und mich nicht richtig auf die Arbeit konzentrieren. Im Zug muss ich die Zeit ohnehin irgendwie herumkriegen, also kann ich sie genauso gut sinnvoll nutzen, damit ich wenn ich daheim bin auch wirklich frei habe.

Am Morgen bin ich meistens noch zu müde (ich stehe um 5.30 Uhr täglich auf) um einen guten Text zu schreiben, weshalb ich mich eher darum kümmere, auf dem neuesten Stand zu sein und zu allem meinen Senf dazuzugeben. Ich gehe morgens also durch meine E-Mails und lese ein paar Newsletter. Außerdem gehe ich meine Instagram-Timeline durch und like und kommentiere wie eine Weltmeisterin.

Abends erledige ich dann die eigentliche Arbeit. Ich schreibe E-Mails, plane und verfasse neue Beiträge und bearbeite meine Bilder. Meistens ist die eine Stunde Zugfahrt am Stück da zu wenig, aber lieber eine Stunde etwas gemacht haben, als gar nichts. Wenn doch etwas dringend erledigt werden muss, raffe ich mich morgens eben doch mal auf und schreibe noch etwas fertig, das ich dann in meiner Mittagspause schnell hochladen kann.

Nutzt eure Wochenenden, aber nicht zu viel

Das werden sich die meisten von euch vermutlich schon gedacht haben: Wochenenden, an denen man ausschließlich vor dem Fernseher sitzt und Netflix schaut, gibt es nicht mehr. Um euch aber trotzdem eine Pause zu gönnen, empfehle ich euch, alle Aufgaben für das Wochenende genau zu planen.

Mir kommt zugute, dass mein Freund ein absoluter Langschläfer ist (nicht böse nehmen, falls du das jetzt liest ;)) und ich durch meinen Schlafrhythmus unter der Woche inzwischen zur Frühaufsteherin mutiere. Die Vormittage nutze ich deshalb immer um verschiedene Dinge für INYOURTWENTIES zu erledigen. Nicht selten schnappe ich mir hierfür meinen Laptop und setze mich in ein Café. In der gleichen Zeit kriege ich hier häufig doppelt so viel erledigt wie zu Hause, weil ich mich einfach nicht ablenken lasse.

Wenn ihr einen solchen Vorteil von unterschiedlichen Schlafrhythmen nicht genießt, dann ist es wichtig euch eure Arbeitszeit und eure Freizeit genau einzuteilen. Macht am Wochenende nicht mehr als 3 Stunden pro Tag (daran halte auch ich mich). Irgendwann müsst ihr von der Woche auch einmal abschalten und eure Lieben vernachlässigen wollt und sollt ihr ja auch nicht.

Macht euren Beruf zum Hobby

Wenn ihr angefangen habt zu bloggen, dann ist euer Beruf vermutlich schon euer Hobby. Aus eigener Erfahrung kann ich aber sagen, dass in der Vorstellung immer alles etwas glamouröser aussieht als in der Realität. Die Realität ist nichts anderes als Arbeit, Arbeit und nochmal Arbeit. Man befindet sich in einem ständigen Wettbewerb und muss sich kontinuierlich weiterentwickeln und verbessern um mithalten zu können. Das kann schon mal anstrengend werden. Nichts desto Trotz soll der Spaß an der Sache nicht verloren gehen, damit ihr eurem Projekt auch gerne in eurer Freizeit nachgeht.

1. Schreiben als Hobby:

Ihr schreibt zum Beispiel sehr gerne? Super! Dann ist schon mal der Großteil eurer Arbeit beim Bloggen mit Spaß verbunden. Überlegt euch ein Thema, nehmt euch ein Zeitfenster, in dem ihr das Gefühl habt von der Muse geküsst worden zu sein und schreibt drauf los. Das klappt wie von ganz alleine.

2. Fotografieren als Hobby:

Schnappt euch die beste Freundin, eine Kamera und ein paar Outfits (falls ihr Fashionblogger seid) und fahrt zu einem oder mehreren schönen Orten. Das perfekte Licht, der perfekte Ort, der perfekte Luftzug – ein gutes Foto zu machen kann harte Arbeit bedeuten, oder aber auch viel Spaß wenn auch der fünfte Versuch in einem Lacher resultiert. So verbringt ihr einen tollen Tag mit der besten Freundin an der frischen Luft, habt Spaß und sogar noch Arbeit erledigt. Perfekt!

3. Lesen als Hobby:

Wie bereits gesagt, schaut euch unbedingt eure Mitstreiterinnen an. Nicht nur um die Konkurrenz genauestens unter die Lupe zu nehmen (zu viel Selbstkritik ist auch nicht gut), sondern hauptsächlich auch um Inspirationen und Ideen für eigene Beiträge zu bekommen. Aber bitte nicht kopieren, das wollt ihr ja auch nicht. Wenn ich einmal beginne mit dem Lesen von meinen Lieblingsblogs vergehen zwei Stunden wie im Flug. So habe ich ganz einfach etwas für meinen Blog, aber auch für mich getan.

Natürlich gibt es noch hunderte anderer Ideen, aber erstens würden diese den Rahmen sprengen und zweitens ist es gar nicht möglich alles aufzulisten. Jeder organisiert sich anders und kommt mit vollkommen anderen Dingen zurecht als es vielleicht die beste Freundin tun würde. Ich hoffe, ich konnte euch trotzdem ein paar Ideen geben.

Wenn ihr noch Tipps für mich habt, dann immer her damit. Ich mag ein Organisations-Freak sein, aber ein Profi bin ich noch lange nicht.

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