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5 Tipps für besseres Zeitmanagement

„Zeit ist Geld“ – Oftmals finde ich diese Aussage ein bisschen zu drastisch. Dennoch ist sie wahr. Zeit ist kostbar. Egal, ob wir sie mit unseren Lieben verbringen, oder einfach ein paar Minuten, Stunden oder Tage für uns brauchen. Umso wichtiger ist es, dass wir uns unsere Zeit richtig einteilen. Einen Spruch finde ich dazu sehr passend:

You have the same amount of hours in the day as Beyoncé.“

Wir alle haben gleich viel Zeit zu Verfügung. Jeder von uns. Ob du dich nun am besten mit Beyoncé oder Bill Gates (oder jemand ganz anderem) identifizieren kannst, spielt keine Rolle. Auch diese Personen haben 24 Stunden jeden Tag. Sie nutzen sie vielleicht nur anders, als du bisher. Ich weiß, dass es nicht immer einfach ist seine Zeit richtig einzuteilen und dadurch das Maximum an Produktivität herauszuholen. Deshalb gibt es heute 5 Tipps für besseres Zeitmanagement, egal ob du dich als Einsteiger oder als Fortgeschrittener in diesem Bereich siehst.

1. Planung ist alles!

Du wirst bereits geahnt haben, dass ich früher oder später wieder mit der Planung um die Ecke komme. Zeitmanagement und Planung scheinen offensichtlich fest miteinander verbunden zu sein. Dennoch scheint es nicht für jeden klar zu sein, wie wichtig die richtige Planung in diesem Zusammenhang ist.

Es geht hierbei nicht nur darum, dass du dich am Morgen an deinen Schreibtisch setzt, dir überlegst was du heute machen musst und dann einen Punkt nach dem anderen abarbeitest. Für gutes Zeitmanagement musst du vorausschauend, also mittel- und langfristig planen. Der Tag läuft selten genauso ab, wie du ihn dir vorgestellt hast. Plane also neben deinen ganzen Aufgaben auch genug freie Zeiten für das Tagesgeschäft ein. Überlege dir nicht nur deine kleinen, kurzfristigen To Dos für die Fertigstellung eines Projektes, sondern plane auch deine mittel- und langfristigen Projekte über die nächsten Wochen fest ein. Setze dir klare Deadlines, in der nahen und der fernen Zukunft, und führe sie dir immer wieder vor Augen.

2. Setze dir klare Ziele

Wichtige Projekte nicht aus den Augen zu verlieren, klappt meist am besten, wenn sie an ein bestimmtes Ziel geknüpft sind. Ich bin ein großer Fan davon sich Ziele zu setzen. Große und kleine Ziele, kurz-, mittel-, langfristige Ziele, schnell erreichbare oder nahezu utopische Ziele – egal was, sie alle motivieren uns und sorgen dafür, dass wir an unseren Träumen und Projekten festhalten.

Im vorigen Punkt haben wir über To Dos gesprochen. Wie der Name schon sagt, tust du hier aktiv etwas um den Punkt von deiner Liste zu streichen. Bei dem Setzen von Zielen geht es eher um Visionen. Das kann die Vision des Großen Ganzen, oder auch eine ganz kleine Vision sein. Es muss nicht immer um das finale Ziel gehen. Auch auf dem Weg dorthin gibt es viele Meilensteine, die erreicht werden wollen und enorme Glücksgefühle auslösen können.

3. Plane bewusst Pausen ein

Wann war das letzte Mal, dass du dir in deinem Job gedacht hast „Jetzt habe ich alle To Dos erledigt und nichts mehr zu tun.“? Wenn du auch länger überlegen musstest, oder du diesen Gedanken vielleicht sogar noch nie hattest, geht es dir wie den meisten Leuten. Arbeiten könnten wir Tag und Nacht. Etwas zu tun gibt es eigentlich immer. Dass die Arbeit da ist, bedeutet aber nicht, dass wir auch ununterbrochen arbeiten sollten.

Im Gegenteil: Um effizient arbeiten zu können, musst du dir von Zeit zu Zeit bewusst Pausen einplanen. Egal, ob das eine lange Mittagspause ist, die du außerhalb des Büros verbringst, oder kürzere Pausen, die du dir über den Tag verteilst – Hauptsache du gehst ab und zu von deinem Arbeitsplatz weg und lässt deine Gedanken ein wenig schweifen. Wenn du zurück zu deinem Schreibtisch kommst, wirst du neue Energie und Motivation gesammelt haben, die du brauchst um fokussiert weiterarbeiten zu können.

4. Lerne „Nein“ zu sagen – auch zu dir selbst

Ich bin sicher, dass jedem diese Situation schon begegnet ist: Der Chef kommt zu einem und fragt „Kann ich Ihnen noch diese beiden Aufgaben geben? Bis heute Abend müssen sie erledigt sein“. Der Schreibtisch quillt bereits über vor Dingen, die scheinbar ebenso dringend sind und noch erledigt werden wollen. Trotzdem sagen wir nicht „Nein“, sondern antworten mit einem gefälschten Lächeln und einem „Na klar!“. Ab und zu kannst du natürlich extra Aufgaben annehmen, das ist ganz klar. Zur Gewohnheit sollte das dennoch nicht werden. Im harmlosesten Fall fällst du abends müde auf die Couch, im schlimmsten Fall hast du nach ein paar Monaten einen Burnout.

Oft wird davon geredet, dass wir zu selten zu unserem Chef oder unseren Kollegen „Nein“ sagen. Aber auch mit uns selbst sollten wir nicht zu hart sein. Oftmals müssen wir auch zu uns selbst „Nein“ sagen. Wir muten uns zu viel zu, quetschen möglichst viele Termine in eine Woche und unterliegen dem sogenannten „Freizeitstress“. Das sollten wir dringend vermeiden. Viel zu schnell überträgt sich sonst der potenzielle Stress der Arbeitswoche auch auf das Wochenende und den Urlaub. Ich erinnere an dieser Stelle kurz an den Punkt vorher: Gönne dir bewusste Pausen, plane Zeit für dich selbst ein – das macht die Zeit, in der du produktiv sein musst, viel effizienter.

5. Reflektiere regelmäßig und ehrlich

Du kannst das tageweise, wochenweise oder auch nur einmal im Quartal machen (am Anfang am besten in kleineren zeitlichen Abständen). Wichtig ist nur, dass du es machst: Reflektiere! Schau zurück wie dein Tag/deine Woche/dein Quartal war. Hast du deine Zeit gut eingeplant oder hast du dich verschätzt? Was hat in dieser Zeit wirklich gut geklappt und was eher weniger? Liegt es daran, dass du dir zu viel oder zu wenig zugemutet hast? Was kannst du für den nächsten Zeitabschnitt daraus lernen?

Sei hierbei ehrlich zu dir. Es kann unangenehm sein. Vielleicht kommt bei dir während des Reflektierens das Gefühl des Versagens auf. Sieh es aber keinesfalls so. Du weißt nun, dass eine bestimmte Strategie nicht funktioniert hat. Nimm dieses Wissen und verwende es für die nächste Zeit. Du kannst an deinen Erfahrungen nur wachsen. Sieh es also als positivem Fehler, den du dazu nutzt um daraus zu lernen (meinen ganzen Artikel zu diesem Thema gibt es hier). Lass die Vergangenheit nun hinter dir und starte neu motiviert durch. Ich bin sicher, beim zweiten Versuch klappt es schon besser. Nimm d ie kleinen Schritte bis hin zum großen Erfolg. Du wirst es dir selbst danken.

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