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5 Tipps für mehr Produktivität im Beruf

Eine 40-Stunden-Woche kann lang sein. Manchmal auch stressig, manchmal eher entspannt. 40 Stunden sind in jedem Fall eine lange Zeit. Zumindest denkt man das Montagmorgen. Das Wochenende scheint noch so weit entfernt zu sein und die Zeit möchte einfach nicht vergehen. Nur ganz kurz noch einmal die Augen schließen …

Die Augen sind endlich wieder aufgemacht und du bist bereit es mit der Woche und allen Projekten und Deadlines aufzunehmen. Nur irgendetwas passt nicht. Der Kalender ist auf magische Weise um 4,5 Tage nach vorne gesprungen. Es ist Freitagnachmittag und kurz vor Feierabend. Die Projekte sind bei weitem noch nicht alle abgearbeitet und du nimmst wieder einen riesigen Stapel an Arbeit in die nächste Woche. Du weißt jetzt schon, der Montag wird wieder sehr ermüdend starten.

Dir kommt diese Situation bekannt vor? Das muss nicht so bleiben. Es wird Zeit, etwas an der Situation und deiner Arbeitsweise zu ändern. Was wäre, wenn ich dir sagen würde, dass es eine Möglichkeit gibt entspannt und organisiert in die neue Woche zu starten und mit einem guten Gefühl ins Wochenende zu gehen? Der große Pluspunkt: Die To-Do-Liste wird am Freitag vollständig abgehakt sein. Na? Wenn das mal kein gutes Versprechen ist! Und das ist es wirklich, denn es klappt!

(Hinweis: Auch wenn du nicht (in Vollzeit oder gar nicht) arbeitest, kann dieser Beitrag für dich interessant sein. Wenn du dir nicht alle 5 Punkte durchlesen willst, scrolle doch einfach zum Ende des Beitrags und lies dir zumindest Punkt 6 durch. Das wird nicht einmal eine Minute deiner Zeit in Anspruch nehmen – versprochen!)  

Inzwischen weißt du, dass ich wahnsinnig gerne plane und Strategien dafür entwickle, wie etwas NOCH besser werden kann. Vielleicht verdrehst du gerade die Augen und willst schon wegklicken, aber warte! Das kann auch für dich interessant sein und deine Arbeitsweise für immer verändern!

Ich habe früher immer Montagmorgen meinen Computer hochgefahren, mir alle E-Mails durchgelesen, die über das Wochenende in mein Postfach flatterten und habe mir dann überlegt, was ich mit der Woche anfangen sollte. Du kannst dir vorstellen, die Motivation war bereits an dieser Stelle gleich Null. Das erste was ich damit zu Beginn der Woche sah, war eine schier endlose To-Do-Liste und ich wusste überhaupt nicht mehr wo ich anfangen sollte. Irgendetwas musste sich ändern.

Vor ein paar Monaten bekam ich schließlich den Tipp, schon in der Vorwoche vorauszuplanen. Ich überlegte mir also, welche To Dos erledigt werden mussten, welche großen Projekte anstanden und wie ich all das in eine 40-Stunden-Woche packen konnte. Gesagt, getan. Jeden Freitagnachmittag blocke ich mir mindestens eine halbe Stunde meiner Arbeitszeit dafür, meine To Dos für die kommende Woche so gut es geht zu planen. Natürlich wächst die Liste auch hier, das ist klar. Am Montagmorgen bin ich aber dennoch besser vorbereitet. Es gibt keine To-Do-Liste mehr, die mich erschlägt und bei der ich nicht weiß, welche Aufgabe ich zuerst erledigen sollte. Nun gibt es eine feste Struktur und viel mehr Übersicht als zuvor.

80%? Wenn du das deinem Chef sagst, schlägt er sicher gleich die Hände über dem Kopf zusammen. Wo soll man denn schließlich mit 80% hinkommen? Immer 100% geben lautet die Devise.

Teilweise richtig. Immer 100% zu geben ist ein Ziel, dass sich bestimmt jeder schon einmal gesetzt hat. Wie lange hielt das denn an? Eine Stunde? Drei Stunden? Vielleicht einen Arbeitstag? Aber sicher nicht länger. Setze es dir als Ziel, aber gönne dir auch deine regelmäßigen Pausen. Nur so lässt es sich effizient arbeiten.

Was aber bedeuten nun die 80%? Ganz einfach: Nimm die 80% zum Beispiel für deine Vorausplanung der kommenden Woche her. Es sind ungemein viele offene Projekte in der Pipeline, die alle irgendwie untergebracht werden müssen. Die Woche hat aber nur 40 Stunden, also müssen die wichtigen Dinge dort eingeplant werden. Wenn du vorausplanst, dann blockiere dir nie mehr als 80% deiner Zeit. Denk daran, die neue Woche hat noch nicht angefangen. Du brauchst Zeit um E-Mails abzuarbeiten, dich mit deinen Kollegen abzusprechen und sicher kommt auch die ein oder andere wichtige Aufgabe noch dazu.

Die Devise lautet also: Planen, aber nicht verplanen.

Auch diesen Punkt solltest du bei deiner Wochenplanung unbedingt berücksichtigen. Jeder von uns hat bestimmte Tageszeiten, an denen er/sie produktiver ist als sonst. Manche arbeiten früh morgens wahnsinnig effizient, andere spät abends, wieder andere Mittags, … du siehst, das geht endlos so weiter. Finde zunächst deine „perfekte Zeit“. Lege am besten zwischen zwei und vier Stunden fest und überlege dir für jeden Tag folgendes:

Welche Projekte müssen erledigt werden, machen mir aber eigentlich gar keinen Spaß?

Nimm dir diese Projekte und lege sie immer auf deine produktivste Zeit. Die Chance, dass du die „unliebsamen Aufgaben“ in einer produktiven Zeit effektiv abarbeiten kannst steht immer noch besser, als dass du diese in einer weniger produktiven Zeit genauso gut erledigst. Suche dir für die Zeiten, in denen du zum Beispiel müde bist eher Aufgaben, die du leichter und mit mehr Freunde erledigst. So hast du jede einzelne Zeit des Tages perfekt genutzt!

Speichere dir deine Wochenplanung am besten irgendwo ab, wo du sie immer wieder aufrufen kannst. Entweder in einem Projektmanagement-Tool, in einer Tabelle auf deinem Desktop, oder vielleicht sogar auf einem Whiteboard in deinem Büro. Wichtige Tasks trage ich mir immer in meinen Outlook-Kalender ein. So werde ich zur eingeplanten Zeit daran erinnert und es können keine wichtigen Themen in Vergessenheit geraten.

Schau dir immer wieder, mindestens einmal am Tag, deine Liste an. Verläuft die Woche tatsächlich so, wie du sie geplant hast? Musst du deinen Plan anpassen und gegebenenfalls etwas für die nächste Woche übernehmen? Mach dir regelmäßig Notizen, damit du mögliche Veränderungen für die Folgewoche berücksichtigen und dadurch noch effektiver planen kannst.

Es wird Wochen geben, in denen so viele neue Themen aufkommen, dass du nicht mehr weißt, wo dir der Kopf steht. Dabei gibt es eine einfache Regel auf die du achten kannst:

Erledige das Wichtige vor dem Dringenden.

Auf diese Weise wirst du keine wichtigen Sachen vergessen. Ich verspreche dir, dass es bei den Dinge, die angeblich dringend sind (ich bin sicher auch dein Chef hat dir schon eine Aufgabe gegeben, die SOFORT erledigt werden muss, er selbst sie aber in der nächsten Minute schon wieder vergessen hat), letztendlich niemanden stört, wenn du diese erst einen Tag später erledigst.

Wenn du diese Strategie zum ersten Mal ausprobierst, werden dir sicher noch einige Dinge auffallen, die du verbessern kannst. Ignoriere diese Dinge nicht, sondern nimm sie mit in die nächste Woche und lerne daraus. Notiere zwischenzeitlich alles, was dich aufhält, was du zu großzügig oder zu knapp geplant hast und was du vielleicht komplett vergessen hast. Setze deine Auslastung nur auf 60% oder 70%, wenn du mehr Aufgaben hast, die unter der Woche spontan auf dich zukommen.

Probiere einfach, was für DICH am besten ist und du wirst sehen: Schon in kürzester Zeit bist du in der Lage, das Maximum an Produktivität aus deinem beruflichen Alltag herauszuholen!

Ich hoffe der Beitrag hat dir gefallen und wird dir in deinem Job weiterhelfen. Vielleicht arbeitest du momentan aber gar nicht, oder nur in Teilzeit, oder willst die Tipps generell auf deinen Alltag anwenden. Dann schau doch am Sonntag wieder vorbei. Da beschäftige ich mich mit folgendem Thema:

5 Tipps für mehr Produktivität im Alltag

Von Routinen, über Listen bis hin zu der wohlverdienten Zeit für dich selbst, wird alles dabei sind. Außerdem gibt es einen kleinen Bonus zum Thema „Eigenes Business neben dem Vollzeitjob“ und wie sich dieses gut in den Alltag integrieren lässt. Ich freue mich auf deinen Besuch!

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